COFFEE BREAK: COMO ORGANIZÁ-LO EM SEU EVENTO?

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COFFEE BREAK: COMO ORGANIZÁ-LO EM SEU EVENTO?

Sabemos que, devemos conquistar o nosso público-alvo, desde o convite para a participação em nosso evento, até o conforto e a cortesia durante o respectivo evento. Para isso, vale pensarmos o quão prazeroso seria um coffee break durante determinada ocasião, mas sem atrapalhar nossos convidados, de modo que se sintam acolhidos e bem atendidos por nossos colaboradores.

Devemos pensar que, é durante o cafezinho ou lanche da tarde ou até mesmo um “intervalo”, que os participantes irão relaxar das suas atividades, aproveitar para fazer networking, ir ao banheiro, fazer uma ligação entre outras situações. E se oferecemos um coffee break, com certeza se sentirão “à vontade” para lidar com sua vida particular e acabar cuidando de assuntos que não estão ligados diretamente ao nosso evento. Além disso, quando oferecemos algo, criamos a possibilidade de encantá-lo e fidelizá-lo para próximos eventos, afinal de contas sabemos, que não podemos deixar o assunto maçante, cansativo e quando sinalizamos para um “café”, as energias são repostas e todos acabam ficando com o interesse novamente pelos próximos passos do nosso evento.

Abaixo vamos dar algumas dicas de como organizar este Coffee Break corretamente, sem gerar más impressões ou indisposição para seus convidados…. Vamos lá?!

MELHOR HORÁRIO!

Primeiramente defina, juntamente com os organizadores do evento, qual o melhor horário para que o Coffee Break aconteça. Geralmente, quando ocorre no horário da manhã é por volta das 10h e no período da tarde, por volta das 16h. Assim, caso o evento ocorra durante todo o dia, o almoço não será prejudicado e o horário de término do evento também não! Pense nisso!

O QUE SERVIR?

Bom, o cardápio também deve ser pensado com antecedência, priorizando sempre o estilo de vida dos participantes do seu evento e qual será o assunto abordado, pois não podemos oferecer algo que seja irrelevante aos nossos convidados, se não ao invés de agradá-los iremos fazer com que se sintam incomodados e queiram “sair correndo”. Pense em alimentos comuns de acordo com o horário, exemplo: pela manhã ofereça: pães diversificados, café e chá (sem açúcar), leite comum e sem lactose, iogurte, cereais variados, ao menos três tipos de frios, manteiga (com e sem sal), ao menos dois tipos de geleias, sucos naturais, água e frutas da época. E para o período da tarde, podemos substituir algumas opções do café para salgados assados, quitutes, finger food, alguns tipos de doces (auxiliam muito na concentração), e pode-se incluir também refrigerantes (zero/diet e comum). Já que a sua empresa irá oferecer um Coffee Break, apresente variedades, produtos de qualidade e sabor, frescos e quentinhos. Para as bebidas, disponha de bebidas geladas e algumas em temperatura ambiente, pois nem todos consomem gelados. Não esqueça dos utensílios básicos, como: guardanapos de papel, copos e pratos descartáveis, talheres (se necessário) e também copos para bebidas quentes (principalmente em dias de inverno).

QUANTO TEMPO DEVO DISPONIBILIZAR?

Isso vai depender muito da quantidade de pessoas convidadas para seu evento. Um evento com cerca de 50 convidados, requer um tempo de descanso de aproximadamente 15 a 20 minutos. Já um evento maior, acima de 50 convidados, a pausa deve ser entre 25 a 45 minutos. O ideal é o organizador estimar o intervalo ideal levando em consideração o número de pessoas, o espaço disponível e o fluxo.

ORGANIZE O ESPAÇO!

Com antecedência ao dia do evento, visite o local e comece a planejar como será o Coffee Break. Disponibilize mesas para dispor os “comes e bebes”, isso facilita o acesso das pessoas e evita aglomerações. Utilize também toalhas limpas e vasos com plantas na decoração. Não utilize som ambiente. O Coffee Break é um momento para as pessoas se desligarem e poderem conversarem entre si.

E claro, não se esqueça de informar aos participantes o horário no qual o Coffee Break acontecerá. Assim, você irá proporcionar uma boa experiência e receber qualificações positivas pelo seu trabalho. Inove, crie, aguce a curiosidade dos participantes, faça tudo muito bem feito, pois assim o Sucesso andará ao seu lado! Boa Sorte!

Não se esqueça, nós da Fast Easy trabalhamos com parceiros na área de Buffet que oferece opções completas e na medida do seu paladar. Cuidamos de toda a parte de serviço, com equipe confiável e fixo de trabalho. Oferecemos variadas opções de cardápios, de acordo com seu gosto ou sua necessidade. Venha provar dos nossos serviços. Faça um orçamento para o seu evento. Teremos imenso prazer em atender você e sua empresa!

 

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