COMO ORGANIZAR UM EVENTO ESPORTIVO?

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COMO ORGANIZAR UM EVENTO ESPORTIVO?

Sabemos que eventos esportivos atraem um público diversificado, empolgado, cheio de expectativa e muita gente torcendo reunida. Atrai turistas, trazem grande visibilidade junto à mídia e aumentam a renda do local onde são realizados.

Mas, para que tudo ocorra de maneira correta, devemos ter organização e planejamento. Para isso, separamos algumas dicas valiosas para que tudo funcione perfeitamente! Vamos lá!

SAIBA PLANEJAR!

Já falamos diversas vezes por aqui que devemos planejar tudo o que queremos realizar. E desta vez não será diferente…. Defina os objetivos do evento, seu perfil e seu tamanho. Se o seu evento não for beneficente ou público, vale a pena fazer a conta: a arrecadação pagará os custos e todo o esforço empreendido? Coloque tudo em uma planilha de planejamento e organize os investimentos por categoria (espaço, fornecedores, custos, fontes de receita, comes e bebes, patrocinadores etc.), assim facilitará a execução de cada um.

FAÇA PARCERIAS!

Tenha uma equipe eficiente para trabalhar em cada etapa de seu projeto. Organize os profissionais em comissões, que ficarão responsáveis por cada item do planejamento. Logística, finanças, marketing, hospedagens, equipe de arbitragem, segurança, tecnologia, recrutamento/credenciamento dos atletas e comissões técnicas são apenas alguns deles. Crie um cronograma detalhado de atividades, que deverá conter todas as tarefas e os prazos em que deverão ser executadas por você e seus colaboradores.

CAPTE RECURSOS!

Mostre para os investidores tudo detalhadamente…. O objetivo, os custos envolvidos, quanto dinheiro será necessário e por quanto tempo e também quais as vantagens diretas e indiretas do projeto.

Em um evento de largo alcance como campeonatos ou jogos importantes, grandes empresas públicas ou privadas, entidades esportivas ou até mesmo órgãos administrativos como prefeituras podem ser ótimos patrocinadores. Eles devem estar de acordo com o estilo do evento e sua marca deve ter destaque em todos os espaços, de acordo com a cota fechada. Você pode ter patrocínios de marcas de chuteiras, roupas esportivas, bebidas isotônicas e outros produtos relacionados ao setor esportivo. Já para eventos mais baratos ou com menor público como corridas ao ar livre ou trilhas de bicicleta, uma ótima opção é o crowdfunding, um tipo de parceria aonde os maiores interessados (que são as pessoas) se reúnem e financiam o projeto, sem haver a necessidade de intermediação de organizadores já consolidados no mercado, esta opção se torna uma alternativa bem interessante!

PENSE EM TODOS OS DETALHES!

Com o orçamento aprovado e todo o planejamento pronto você poderá pensar em todos os detalhes de seu evento. Analise se, o lugar definido já está de acordo com o que você precisa ou necessitará de reformas? Informe-se bem – e com bastante antecedência! – e esteja consciente dos desafios e tarefas da sua equipe para que sejam executados com competência e em tempo hábil.

 

Quanto antes o tudo estiver decidido sobre as peculiaridades do evento, melhor, pois você já pode antecipar os trabalhos e mandar bala na divulgação do evento. Portanto, tenha tudo em mãos o quanto antes!

Eventos esportivos geralmente produzem imagens e vídeos impressionantes, portanto também é importante contratar um bom time de audiovisual do próprio evento. Verifique como estão a entrada e a saída do evento? Estão limpas, organizadas e fluindo bem? Lembre-se de que as saídas devem estar sinalizadas e desobstruídas. Isso é bem importante para garantir o conforto do seu público em todas as etapas do evento. E os banheiros? Estão bem equipados e funcionando nos conformes? Manter a infraestrutura em ordem enquanto o evento está acontecendo é fundamental para acomodar bem e atender às necessidades dos participantes, satisfazendo-os e fidelizando-os para eventuais próximas edições ou eventos similares.

A DIVULGAÇÃO!

Como o público de seu evento já estará definido, analise qual o tipo de mídia que mais ajudará na divulgação de seu evento, trazendo mais pessoas e com isso mais sucesso. Depois, defina a marca (se houver), a identidade visual e o material visual e sonoro que será utilizado. Seu target é mais jovem? Invista nas redes sociais, nas coberturas multimídia e na interatividade em tempo real através de fotos e vídeos, uso de check-ins virtuais e hashtags e participações em fóruns antes, durante e depois do evento. Confira se a Internet Wi-fi está funcionando perfeitamente, se não invista nisso também! Abuse também na divulgação com planfetos e flyers, eventos esportivos nos trazem esta liberdade!

Sempre divulgue com clareza e antecedência todos os detalhes importantes sobre o evento, como local, preço, dia, horário e os pontos de venda de ingressos, se houver. Vender ingressos pela internet facilita bastante e é uma ótima iniciativa para garantir a venda antecipada dos ingressos. Pense nisso!

EQUIPE DE SEGURANÇA E EQUIPE MÉDICA

Dois detalhes que fazem toda a diferença e são muito importantes…. Saúde e Segurança! Contrate uma equipe de segurança de primeira linha, que possa dar conta de qualquer problema. Quanto maior o público do evento, maior a necessidade de um time de seguranças bem treinado e preparado para lidar com situações de estresse. Considere também a capacidade do espaço para não gerar superlotação e permitir a movimentação tranquila dos participantes. Uma ambulância e uma equipe médica devem estar a postos para qualquer emergência.

BRINDES

Para um evento esportivo, temos muitas opções para agradar e fidelizar o público…. Copos, ímãs de geladeira, camisetas, bonés, tudo o que for relacionado a esportes e/ou ao próprio evento é uma forma de fixá-lo na mente de quem compareceu e de ajudar a construir uma memória positiva daquele evento. Isso pode ser produzido e financiado por alguns patrocinadores, como uma forma de difundir o evento e divulgar suas marcas, uma ótima idéia!

FIM DO EVENTO!

Certifique-se de que tudo está conforme o contrato. Limpeza, devolução de objetos, reparação de algum dano, desmontagem de equipamentos, entre outros. A produção também deve observar atentamente os relatórios contendo os números finais, quitar os pagamentos e checar os lucros tanto para se organizador quanto para prestar contas aos patrocinadores. Monitorar o feedback da mídia e do seu público através de comentários e fotos nas redes sociais também são boas práticas para evitar erros na organização do seu próximo evento! Boa Sorte!

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